Gör rätt från start
Du sparar mycket tid och huvudbry genom att se till att du gör dokumentet tillgängligt redan i originaldokumentet (som till exempel Word, InDesign eller Canva).
Det allra viktigaste när det gäller tillgänglighet är att använda de formatmallar som finns i programmet. Du ska alltså se till att du har använt formatmallen rubrik för rubriker och stycke för löpande text och så vidare. Rubrikerna ska dessutom vara i olika rubriknivåer (H1, H2, H3).
Microsoft Word
Det viktigaste är som sagt att använda formatmallar. Dessa hittar du under Start och Format. Se till att all text du har i dokumentet har en av formatmallarna och undvik att göra avstånd med Enter-tangenten. Se istället till att lägga till avstånd med hjälp av formatmallarna.
I Word finns en fiffig funktion för att kontrollera tillgängligheten. Du öppnar den genom att välja fliken Granska och klickar sedan på Kontrollera tillgänglighet. Du får då upp en lista med fel och varningar samt rekommendationer för hur du åtgärdar dessa. Klicka på respektive åtgärd och följ instruktionerna.
Oftast handlar det om en missad alternativ text till en bild eller att tabeller är skapade på ett sätt som gör det svårt att läsa dem ur tillgänglighetssynpunkt. En bra hållpunkt för tabeller är att undvika sammanfogade eller delade celler och se till att det finns en rubrikrad.
Adobe InDesign
Eftersom InDesign också skapas av Adobe, som ju även har Acrobat där vi kan tillgänglighetsanpassa pdf:er, är det lätt att tro att det är enkelt att skapa tillgängliga filer i just InDesign. Så är tyvärr inte fallet.
Artiklar
Det fina med InDesign är dock att du kan lägga ditt innehåll fritt på sidan och du är inte lika fast i strukturen som i Word. Men det betyder också att du måste lägga lite mer tid på att berätta i vilken ordning saker och ting ska läsas. Det gör du genom att öppna upp verktyget Artiklar som du hittar under Fönster längst upp i toppmenyn. Sedan drar du helt enkelt in din struktur in i Artikelpanelen och lägger det som ska läsas först överst osv. Kom bara ihåg att klicka för Inkludera vid export när du skapar din första artikel. Du måste också gå in i hamburgermenyn uppe till höger i Artikelverktyget och klicka för Använd för märkordens ordning i PDF med märkord. Annars följer dina taggar inte med i exporten.
Du behöver inte använda artikel-panelen för att få med taggar i exporten, men om du har olika textrutor och avancerad layout, är det att rekommendera. Och om du börjar lägga in saker i artikel-panelen måste du lägga in ALLT. Det är en allt eller inget situation för denna.
Styckeformat
För att göra det enklare för dig när du arbetar i InDesign kan du skapa så kallade styckeformat för dina olika rubriker och löpande text. I panelen för styckeformat kan du även lägga till taggar (InDesign kallar dem för märkord) för till exempel rubriker. Det betyder att du kan tagga upp vilka rubriker som är H1, H2 och så vidare. Du gör det genom att öppna upp styckeformatpanelen och gå till avsnittet som heter Exportera märkord som ligger längst ner i panelen. Här kan du välja rubriknivå under PDF och märkord.
Alternativ text
Du kan också lägga till alternativ text till dina bilder och designelement om du har några. Det gör du genom att högerklicka på bilden/elementet och välja Alternativ för objektexport eller så går du in under menyn Objekt och väljer Alternativ för objektexport där. I pop-up-fönstret som dyker upp väljer du Alt-text-fliken och Anpassad som textkälla om du vill skriva in en alternativ text. Har du element som inte ska läsas upp så väljer du fliken som heter PDF med märkord. Här väljer du sedan Artefakt under Använd märkord. Glöm inte att dra in även artefakterna i artikel-panelen.
Canva
Även online-tjänsten Canva har en tillgänglighetskontroll även fast den inte är så utförlig (än i alla fall). Du hittar den genom att klicka på Arkiv, Inställningar och Kontrollera design tillgänglighet. Det dyker då upp en ny panel längst till höger som visar eventuella tillgänglighetsproblem som finns så som kontrast och alternativa texter.
Om du använder formatmallarna när du skapar dokument så följer de taggarna också med när du exporterar filen till PDF. Du kan behöva justera lite i Adobe Acrobat beroende på vilket innehåll du har.
HAR DU FASTNAT?